José Ramón Luna Cerdán

Hablando de planificación y organización hay una serie de premisas que necesariamente tendremos que tener en cuenta si queremos conseguir los resultados deseados y llevar a buen puerto nuestros proyectos. Son muchas las ocasiones en las que nos planteamos “hay que hacer esto o lo otro” y lo cierto es que luego, por alguna u otra razón no lo hacemos en tiempo y forma.

¿Por que esto es así?. Yo tengo el convencimiento de que no encontramos la motivación suficiente que nos impulse a acometer nuestros planes. Sabemos que tendríamos que hacerlo pero no asociamos suficiente placer al hecho de conseguirlo o suficiente dolor al hecho de no ponerlo en marcha. La motivación es el 80% del éxito. Es una condición necesaria aunque no suficiente.

Además de la motivación, aspecto a mi juicio fundamental, son muchas las cuestiones que condicionan la eficacia de nuestros planes y el logro de nuestros objetivos.

Veamos algunos de estos elementos:

El objetivo: para conseguir nuestros planes tenemos que tener un objetivo claro, perfectamente definido y detallado. Tenemos que saber lo que queremos lograr porque esto es el “para que ” hacemos las cosas. Dice una famosa frase “quien no sabe a dónde va, jamás llegará a su destino”. Y es totalmente cierto. ¿qué acciones serán las mejores para poner en marcha si no sabemos qué queremos conseguir?. Gran parte de los proyectos y de los planes fracasan por no tener clara la meta, el punto de llegada. Trabaja bien tus objetivos para poder definir los diferentes caminos para llegar a ellos.

El tiempo: todo lo que hacemos está condicionado por un tiempo concreto para hacerlo. Hacer algo dentro o fuera de tiempo establece la diferencia entre un éxito y un fracaso. Cuando definas tus planes de acción, delimita el tiempo que asignarás a cada una de las acciones que emprenderás. Si el objetivo no se consigue en el tiempo delimitado, todo el esfuerzo habrá sido en balde. Imagínate, por ejemplo, un partido de fútbol. ¿De qué sirve meter un gol fuera de tiempo?.

El éxito de tu proyecto vendrá condicionado por conseguir tus objetivos dentro del tiempo establecido.

El enfoque: un enfoque firme en el objetivo es uno de los elementos con mayor influencia en la eficacia y, por tanto, en el adecuado desarrollo de los proyectos y planes. Enfocar consiste en dirigir toda tu atención a conseguir el objetivo marcado, desarrollando las acciones planificadas evitando interrupciones y distracciones innecesarias. Durante el desarrollo de los planes es lógico que se produzcan variaciones sobre lo previsto. Tenemos que ser capaces de identificarías, analizarlas y decidir sobre la marcha las correcciones que incorporaremos. Todas estas decisiones serán acertadas “si no perdemos de vista el norte”, es decir, si no desenfocamos.

La comunicación: Pocos planes se pueden poner en marcha en solitario. La relación con otras personas es un ingrediente totalmente necesario en la mayor parte de los proyectos. Jefes, compañeros de trabajo o de equipo, familiares, amigos e, incluso, desconocidos forman parte de nuestros planes. Para desarrollarnos necesitamos mantener contactos con otras personas. Por este motivo, la comunicación se convierte en una habilidad de extremada importancia para cumplir nuestros objetivos. Muchas veces, son problemas en la comunicación los que llevan al traste nuestros planes.

El reparto de tareas: en muchas ocasiones, algunas de las tareas a realizar para cumplir nuestros objetivos pueden ser realizadas por otras personas de nuestro alrededor, de forma que podemos liberar espacio para las cuestiones más importantes. Acostumbrarnos a priorizar y delegar acciones nos proporcionará más tiempo y nos liberará para dedicarnos a lo verdaderamente importante. Echa un vistazo a tu alrededor y busca personas en las que te podrías apoyar para desarrollar algunas de las actuaciones establecidas en tus planes y proyectos. Pocas veces el “yo me lo guiso y yo me lo como como Juan Palomo” es la mejor forma de funcionar.

La toma de decisiones: todos los proyectos, todos los planes exigen tomar decisiones en uno u otro momento y de mayor o menor envergadura. Lo verdaderamente importante de la toma de decisiones es que siempre tiene consecuencias. Muchas veces tomamos las decisiones sin evaluar las consecuencias que producirán. No hacemos el correspondiente “chequeo ecológico” y luego pasa lo que pasa. Nos equivocamos y provocamos efectos negativos que afectan al cumplimiento de nuestros objetivos. Toma decisiones con seguridad, sin vacilar, pero asegúrate de haber analizado antes las posibles consecuencias de la decisión para contar siempre con un plan alternativo en caso de necesidad.

El orden: ¿Cuánto tiempo tardas muchas veces en encontrar un papel que estás buscando y que tiene una información muy importante?. El desorden provoca retrasos y aumenta la probabilidad de errores en tus actuaciones. La información que necesitas en tus proyectos y planes debe estar adecuadamente organizada, de forma que la puedas localizar rápidamente siempre que la necesites. Trabajar en una mesa ordenada, tener los archivos ordenados o, simplemente llevar un orden en tus horarios te permitirá ver más claramente tus planes, acciones y resultados. Dedica un espacio de tiempo periódicamente a ordenar tu entorno físico. Verás aumentar tu eficacia.

El control de resultados: una de las cuestiones que menos se cuida en los planes es el control de los resultados. Normalmente, cuando ponemos en marcha las actuaciones que hemos previsto en nuestros planes, se producen desviaciones sobre lo previsto. Las cosas no son tan fáciles como lo proyectamos en el papel y cuando actuamos son muchos los factores externos e internos que hacen que nos alejemos de lo planificado. Un correcto control de los proyectos debe incluir necesariamente el seguimiento de los resultados obtenidos y la corrección de desviaciones. Establecer un adecuado sistema de control nos permite desarrollar medidas correctivas cuando nos desviamos y corregir el camino para no desenfocarnos de los objetivos.

Tener en cuenta estos y otros aspectos a la hora de definir y desarrollar nuestros planes de actuación facilitará la consecución de los objetivos que perseguimos. A pesar de que hay personas que defienden la conveniencia de la improvisación, lo cierto es que planificar y organizar reduce las probabilidades de error y garantiza mejores resultados en todo aquello que nos proponemos. Improvisar es una gran habilidad que puede ayudarnos en determinados momentos, pero por regla general, la planificación y la organización proporcionará unos mejores resultados.