Para qué generar contactos, si luego los perdemos en un buzón ¡vaya usted a saber dónde!

Hace cuatro meses un contacto potencial nos escribió a una dirección que ya no existe, para programar una reunión en la que contarnos sus necesidades y ver si podíamos ayudarles. Nos dimos cuenta la semana pasada, le envié un email personalmente con la mejor de mis sonrisas y toda clase de disculpas. Ya era tarde, llevan cuatro meses trabajando con unos colegas y están contentos. Aunque no lo crean, me alegro por ellos.

Cuando el departamento tecnológico configura el servidor de correos electrónico, una de las primeras decisiones que han de tomar, es qué vamos a hacer con los correos electrónicos que lleguen a una dirección incorrecta, ya sea por un error de transcripción, porque la cuenta ya no exista o porque no existió nunca. Las opciones son varias:

a. Podemos programar el servidor para que descarte el correo entrante, es decir que lo borre sin dar ninguna explicación a nadie. Como es obvio, esta opción suele venir marcada como no recomendada. Nuestro cliente estará convencido de que su correo llegó a su destino y que, por alguna razón (casi siempre con connotación negativa), nosotros no quisimos responderle.

b. Podemos habilitar lo que se conoce como catch-all, literalmente coge o atrapa todo. El servidor va a atender todos los correos entrantes; aquellos que no pueda distribuir por dirigirse a una cuenta inexistente, los reenviará a la cuenta de sistema o a una cuenta específica que le indiquemos. Llegados a este punto, cabe hacerse algunas preguntas:

b.1. ¿Realmente se va a atender esa cuenta “cajón de sastre” en tiempo y forma, para que cualquier contacto interesante no se traspapele más tiempo del que sería conveniente?

b.2. ¿Cree que si el responsable del “buzón de sastre” se percatara del contacto perdido, en lugar de borrarlo, intentaría enmendar su error reconociendo que no hizo bien su trabajo? Si contesta afirmativamente, olé por usted y por su equipo.

b.3. ¿Qué vamos a hacer durante los periodos de vacaciones, fiestas y días de «guardar»? No puede llegar a imaginarse la cantidad de mensajes que se pueden llegar a acumular.

b.4. ¿Nos compensa económicamente la cantidad de horas de personal que hay que asignar al mantenimiento de un buzón de estas características?

b.5. Desde el punto de vista de la privacidad, ¿es lícito?, ¿es ético?, ¿es práctico? Imagine que uno de mis colaboradores pulsase la letra “n” en lugar de la “m” al escribir mi cuenta de correo:

Asunto: Hola Sinón, ¿has decidido ya si vamos a despedir al responsable tecnológico?”

Seguramente ese correo también se traspapele en el “cajón de sastre”, pero ya te toca estar evitando al chaval para no cruzarte con él por los pasillos.

Hola Simón, ¡por fin logro contactar contigo!, ¡esta mañana se ha caído tres veces el sistema!; no sé qué le pasa a ese chico, está triste y cabizbajo, parece ausente.”

Re: No sé, será la novia, ya sabes, es una edad muy complicada” 

c. La tercera opción es para nota; puede enlazar los correos electrónicos erróneos a un programa instalado en el “home/” para que sea este el que se encargue de los dichosos correos. Suena bien, si usted sabe hacerlo, por favor escriba un Tip explicándolo y lo publicamos seguro.

d. Por último, siempre nos queda la cuarta opción; que es la que a nuestro responsable tecnológico, ya recuperado del susto, y a mi, nos gusta más: “devolver la pelota”. Es decir, borrar el correo electrónico mientras el servidor lo procesa, enviando un mensaje al remitente, para que se percate de su error y pueda tomar las medidas que considere más oportunas.

Simón de María Nolan
Director de Econtenidos