Por Alicia Verna

Partimos del concepto que información es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera específica y con un propósito. Y que la misma debe cumplir cuatro conceptos tratados en el artículo anterior (Las estadísticas: una herramienta amigable) de  calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

Veamos cuáles son los seis pasos para obtener información de utilidad, para lo cual utilizaremos un ejemplo para ayudarlo a la visualización del proceso a utilizar:

1. Definir el objetivo por lograr: por ejemplo, “incrementar el nivel de ventas”.

2. Identificar la variable por medir: en este caso, el nivel de ventas actual, en forma semanal, con apertura por vendedor.

3. Localizar dónde se encuentran estos datos disponibles: en papel, en sistema, etcétera.

4. Generar una frecuencia de reportes y recopilación de la información, así como determinar su responsable, por ejemplo emitir el reporte en forma semanal, y que la persona responsable de su generación sea del área administrativa.

5. Definir las personas a las cuales se les debe enviar la información, en este caso, se remitirá a todos los vendedores, al responsable comercial y al empresario (en el caso de ser distintas estas últimas dos personas).

6. Capacitar a los receptores involucrados en la comprensión de la información y en cómo tomar decisiones a partir de ella. Lo ideal, para el ejemplo que estamos tratando, sería realizar una reunión con todo el equipo comercial para comunicar la implementación de este nuevo reporting, donde se explicará:

a) Por qué se decidió implementarlo.
b) Qué permite conocer o en qué contribuye el reporte.
c) Qué decisiones se pueden tomar a partir de esta información.

Próximos Pasos…

Mi consejo es que, una vez que logró implementar este reporting, pase a la siguiente fase: sistematizarlo y aplicarlo regularmente para generar un dispositivo eficaz que formalice toda la información escrita de la que dispone su pyme. De este modo, usted podrá asegurarse de que cualquier persona de la empresa que la requiera, incluyendo nuevos vendedores, tendrán suficiente información útil a su disposición.

Licenciada Alicia Verna
Directora AV Consultores Pyme
www.avconsultorespymes.com