Por David Carrascosa Mendoza

No hace mucho que escuché a un Agente de Bolsa decir que lo más valioso que tiene el ser humano no es el dinero, sino el tiempo. Por mi parte estaba obligado a coincidir con él en esta valoración, ya que cuando escribí el libro “El método CLAVE para la empresa” hice referencia a la importancia del tiempo por encima del dinero en la página 25 al señalar “el dinero viene y va, el tiempo sólo se va, no lo malgastes en misiones imposibles”. Por eso y para estrenar el año que siempre va acompañado de buenas intenciones, propósitos y proyectos tenemos que comenzar por administrar el tiempo de forma que no caigamos en las trampas que nos harán malgastarlo y, en consecuencia, malgastar nuestro dinero.

Para empezar nos debemos mentalizar sobre que el tiempo es un recurso único, nos lo entregan al nacer pero no nos dicen el “saldo disponible”. No se puede acumular como el dinero y siempre va mermando, por eso saber administrarlo es fundamental para rentabilizar todo lo demás, incluido el dinero. Administrar adecuadamente el tiempo es una cuestión de hábito, generalmente son los malos hábitos los que sin ser percibidos se han implantado en nuestra actividad bajo el espejismo de ser necesarios o de ser lo más adecuado, por eso debemos comenzar a modificarlos. Malos hábitos son por ejemplo, dejar las cosas para el último momento, no delegar porque “tardo más en enseñar a otro que en hacerlo yo”, querer hacer demasiadas cosas a la vez, cálculos surrealistas para el tiempo de las tareas, etc. Vamos a cambiarlo con este ejercicio en seis pasos consecutivos y por orden.

Paso 1º –   Identificar las fugas de tiempo. Se honesto contigo mismo, haz una lista de las cosas que normalmente te roban el tiempo y ordénalas. Lo normal y humano será que en los primeros puestos coloques las influencias externas y en los últimos las cosas que dependen de ti. Una vez concluida la lista analízala y medita sobre ella y escribe a modo de titulares tus intenciones en otra lista paralela, empieza por poner remedio a lo que depende al 100% de ti mismo y después ve ajustando los asuntos que dependen mayoritariamente de tu influencia en orden inverso, es decir, los que más dependen de ti primero y los que menos después.

Paso 2º – Establecer prioridades en los trabajos o tareas. Vivimos en la sociedad de la inmediatez, equivocadamente entendemos conectividad con disponibilidad, cuando se envía un correo electrónico o un WhatsApp se espera una respuesta inmediata y nos olvidamos de que tal vez esté conduciendo o en una reunión o, simplemente, atendiendo a otra persona. Si trasladásemos la conectividad al mundo real los asuntos acudirían a la expendedora de “su turno”, pero en el mundo virtual todos los asuntos hablan a la vez. Establece las prioridades según tus propios criterios que podrían ser por ejemplo: corto plazo – largo plazo; necesario – innecesario; clientes – compañeros; aunque personalmente yo utilizo el sistema que indiqué en el artículo: “Como desconectar del trabajo y descansar” basado en 1º U+I (Urgente+Importante); 2º U (Urgente); 3º I (Importante) y 4º C (Corriente).

Paso 3º – Calcule el valor de tiempo. Asignar un valor a algo intangible sirve para otórgale importancia y como forma de clasificación y medida. Puedes usar el criterio que más se ajuste a tu actividad o estilo de vida. Puede ser: Tus ingresos de un periodo (mes/año) dividido entre los días laborales del mismo y el resultado dividido entre las horas laborables, así obtendrás el valor de una hora; también puedes calcularlo por las cosas que dejas de hacer, y no me refiero sólo al coste de oportunidad implícito, sino a lo que de verdad estarías haciendo; El tiempo, como tantas cosas, adquiere más valor cuanto menos se tiene, aunque irónicamente muchas veces no se tiene tiempo porque no lo valoramos.

Paso 4º – Evita dispersarte en su uso. Vivimos rodeados de multitud de asuntos y acontecimientos que de forma permanente buscan llamar nuestra atención, por eso tenemos que hacer todo lo posible por ceñirnos al objetivo buscado. Por ejemplo, en una reunión de empresa es demasiado fácil dispersarse con temas no vinculados que incluso pueden ir llevándonos a su propio desarrollo sin que sea procedente, lo que supone consumir hasta tres veces más del tiempo que sería necesario. Incluso en una reunión con clientes y una vez superada la fase de romper el hielo, esta dispersión podría llegar a demás a debilitar el argumento de venta al desmembrarlo. Del mismo modo podríamos considerar dispersión a querer llevar demasiados asunto simultáneamente, tal y como dice el dicho popular, “quien mucho abarca poco aprieta”.

Paso 5º- Establece límites de tiempo. Si no estamos dispuestos pagar lo que sea por algo, ¿por qué estamos dedicando el tiempo que sea a cualquier asunto? Utiliza la mentalidad de un comprador de subasta, ¿hasta dónde pujaras? Para establecer tu puja máxima debes otorgar un valor y establecer un tope. La Ley de Parkinson dice: “El trabajo se expande para llenar todo el tiempo disponible” a lo que yo le añadiría que además funciona por el principio de lo vasos comunicantes.

Paso 6º – Rentabiliza el tiempo. Trabajar más no significa trabajar mejor ni ser más rentable. No postergues las decisiones, la indecisión es un ladrón de tiempo; delega adecuadamente sabiendo que lo importante es que las tareas se realicen y no tanto el que sean realizadas a tu imagen y semejanza; evita desplazamientos innecesarios y amortiza los necesarios, a mayor distancia más necesario resulta “aprovechar el viaje”.