José Ramón Luna Cerdán

En el post anterior hablábamos de dos elementos claves en la gestión eficaz del tiempo: la priorización y la no postergación. Distinguir entre lo importante y lo urgente y desarrollar el hábito de ¡actuar ya! son dos de las cuestiones que mayores beneficios pueden reportarnos en nuestros negocios. Lo aprendido hasta ahora nos sirve para decidir qué hacer y cuando hacerlo. Y es un tema básico puesto que, cada día, entra “en nuestra bandeja e entrada” un número considerable de cosas que hacer.

Sin embargo, priorizar es solo uno de los pilares de la gestión del tiempo. Ser eficaces en el aprovechamiento de nuestro tiempo implica el dominio de otra serie de elementos. Es precisamente este el objeto el presente post.

Hablaremos de las características que definen el tiempo, de sus leyes inquebrantables y de los principales “ladrones de nuestro tiempo” que influyen en nuestra eficacia.

Las características especiales del tiempo: conocerlas para poder gestionar nuestro tiempo.

El tiempo es nuestro principal recurso. Esto es ya algo conocido. Sin embargo es un recurso difícil, especial. Presenta una serie de características que lo hacen especial.

• La primera característica del tiempo es que es un recurso escaso. Tiene fecha de caducidad y no se puede conservar. Cada minuto pasa y desaparece, no podemos reservarlo para utilizarlo cuando nosotros queramos. Puesto que no puedes conservar y guardar tu tiempo, lo único que puedes hacer es utilizarlo de forma diferente para dedicarlo a objetivos realmente importantes y abandonar las cuestiones que te aportan poco valor. Ten en cuenta siempre que cuando el tiempo pasa, se va para siempre.
• La segunda característica del tiempo es que es imprescindible. Cualquier actividad requiere tiempo. Da igual lo que quieras conseguir, siempre necesitarás un determinado tiempo. Planifica bien el tiempo que vas a consumir y cómo lo vas a consumir. Ten en cuenta que lo que inviertes en planificación, te ahorrará posteriormente gran parte del tiempo que dedicas a tus actividades. A través de la planificación se ahorra tiempo.
• La tercera característica sobre el tiempo es que es irreemplazable. No podemos sustituir “este tiempo” por “el otro”. Por este motivo, es importante plantearse cómo y con quién estamos utilizando nuestro tiempo. Esto es especialmente importante en nuestras relaciones. Muchas veces utilizamos el tiempo y tenemos la sensación de que no estamos dedicando el suficiente a determinadas personas de nuestra familia, amigos o trabajo. Las personas que realizan una utilización efectiva de su tiempo lo distribuyen con disciplina entre las personas y entornos que consideran importantes.
• Una cuarta característica del tiempo es que es fundamental para obtener resultados. Cuando te plantees objetivos, cuando pongas en marcha proyectos o cuando realices cualquier actividad, por pequeña que sea, tendrás que asignar un tiempo. Tendremos que definir, para cada objetivo, cuánto tiempo nos llevará y en qué momento lo conseguiremos. Si no lo hacemos así, todo tiende a dilatarse indefinidamente y provoca, en ocasiones, que no consigamos el objetivo

Como puedes ver, el tiempo es un recurso especial. Esto nos obliga a gestionarlo de manera especial.

Veamos ahora las Leyes inquebrantables del tiempo. Algunos patrones que sigue el tiempo y que, igual que sus características, lo definen como un recurso especial. Conociendo las leyes básicas podremos generar estrategias para gobernarlo.

Las Leyes inquebrantables del tiempo: el tiempo sigue siempre unos principios básicos

• LEY PRIMERA: “El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos”. ¿Te has fijado en esto?. ¿Te has dado cuenta que cuando estás haciendo algo, lo dejas y luego vuelves con ello tienes prácticamente que empezar desde el principio?. Esto es una realidad habitual de nuestro día a día. Interrumpir lo que estamos haciendo conlleva pérdida de tiempo y eficacia. Por eso, cuando hayas priorizado tus tareas y actividades y comiences con una de ellas, termínala antes de pasar a la siguiente. Cumple los tiempos y plazos que has definido.
• LEY SEGUNDA: “Para una tarea corta siempre hay un minuto. Para una larga, nunca hay tiempo”. Las personas nos sentimos bien cuando “hacemos muchas cosas”. Esto nos da seguridad y una sensación de “deber cumplido”. Sin embargo, lo cierto es que no siempre hacemos las cosas que tenemos que hacer. Hacemos muchas cosas, pero, ¿son las realmente importantes?. ¿Pensamos a largo plazo?. Por otra parte, resulta habitual que lo importante sea precisamente aquella actividad que nos lleva más tiempo. Es la tarea aburrida y que conlleva un mayor esfuerzo. Pues la clave está en que, cueste o no cueste, tenemos que sacar el tiempo para ella.
• LEY TERCERA: “Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización” (Parkinson). Los plazos son fundamentales para la eficacia. Cuando una actividad no tiene plazo, tendemos a postergarla indefinidamente. Tenemos una tendencia habitual a dejar las cosas “para el último día”. Es muy importante que definamos plazos para nuestras actividades y que planifiquemos luego nuestro trabajo para cumplir estos plazos.
• LEY CUARTA: “Lo perfecto no resulta rentable”. En muchas ocasiones, dedicamos demasiado tiempo a determinadas actividades para obtener luego unos resultados que no justifican este tiempo dedicado. El perfeccionismo nos lleva a la pérdida de tiempo puesto que impide acometer parte de nuestros planes. Es necesario hacer las cosas bien, con calidad, pero de forma eficaz. Revisa tus actuaciones y dedica a cada cosa el tiempo adecuado para obtener buenos resultados.

El tiempo y sus características. El tiempo y sus leyes inquebrantables. Ya vamos conociendo algo más sobre el funcionamiento de este fundamental recurso y esto nos ayudará a mejorar. Veamos ahora una última cuestión de importancia en la gestión de nuestro tiempo.

A lo largo de nuestro día, aunque hayamos priorizado y tengamos claro que es lo que debemos hacer, aparecen muchos elementos que nos hacen difícil cumplir nuestros planes. Hemos medido el tiempo que dedicaremos a cada actividad y tarea y luego, zas!, aparece algo y lo fastidia. Estas diversas cosas que nos distraen y nos hacen ser menos eficaces es a lo que denominamos “ladrones del tiempo”.

Los ladrones del tiempo: causas fundamentales de la ineficacia.

Los diferentes factores que aparecen pueden ser externos a nosotros e, incluso, ser generados por nosotros mismos. Hay ladrones del tiempo autogenerados y externos. Veamos a continuación cada uno de estos grupos.

Algunos ladrones del tiempo autogenerados

• Desorganización: nuestra organización depende de nosotros mismos. Somos dueños de nuestros recursos y soberanos para tomar decisiones. Si no definimos planes y no organizamos nuestras tareas, difícilmente obtendremos los mejores resultados. La organización ayuda a desarrollar un mayor número de actividades y es una pieza fundamental para conseguir objetivos.
• Estilo de Trabajo: nuestra forma de entender el trabajo, nuestros hábitos diarios, nuestro individualismo o nuestra necesidad constante de relación. Nuestra forma de trabajar influye en nuestra eficacia. Algunos comportamientos roban tiempo y afectan al desempeño.
• Incapacidad de Decir No: la falta de asertividad es uno de los grandes ladrones del tiempo. ¿Qué haces cuando viene un compañero o colega de trabajo y te pide ayuda?, ¿y cuándo viene el siguiente?, ¿y el siguiente?. ¿Qué haces cuando aparece un cliente o un proveedor al que no esperabas y que rompe tu ritmo de trabajo?. El miedo al conflicto, el miedo a transmitir una mala opinión, en definitiva, el miedo al rechazo que muchas personas tienen hace que sean incapaces de “decir que no” ante las interrupciones. Revisa esta cuestión para optimizar tus resultados.
• Falta de Interés hacia lo que hacemos: la motivación y el entusiasmo es fundamental para unos buenos resultados. Si las actividades que realizamos no nos interesan, nos aburren y despiertan todos nuestros mecanismos de defensa. Rápidamente tendemos a postergar y a cambiar de tarea. Pon entusiasmo en lo que haces para aprovechar tu tiempo. Ten en cuenta que lo que has decidido que tienes que hacer te ayudará a conseguir tus objetivos.

Algunos ladrones del tiempo externos

• Visitas Inesperadas: en el ámbito profesional resulta muy habitual la aparición de visitas no planificadas. Lógicamente, esto supone un elemento clave a gestionar para no perder eficacia.
• Falta de Puntualidad: Ya no solo la nuestra sino la de clientes o proveedores, la falta de puntualidad resta eficacia a nuestro trabajo. Si hemos priorizado las actuaciones que tenemos que hacer y hemos definido el tiempo que asignaremos a cada una de ellas, cualquier cambio o retraso en éstas, afectará negativamente a nuestro desempeño.
• Reuniones Improductivas: las reuniones son otro de los caballos de batalla del éxito profesional. Son muchos los cursos y seminarios que se convocan sobre este tema porque, por regla general, el nivel de aprovechamiento de las reuniones es escaso. Falta de puntualidad, falta de orden del día definido y carencias en el manejo de las comunicaciones son algunos de los factores que definen la dinámica de muchas reuniones.
• Otros ladrones del tiempo: correo electrónico, redes sociales, internet, prensa, … Así hasta un sin fin de cuestiones que amenazan a diario con consumir nuestro tiempo. La tecnología y los nuevos medios de comunicación son herramientas muy interesantes en el mundo actual de los negocios, pero nuestra capacidad para gestionarlos adecuadamente es clave en nuestros resultados.

Seguramente habrás experimentado alguno de estos “ladrones” en tu día a día. Seguramente habrás pensado en alguna ocasión “no soy dueño de mi tiempo”. Y esto es porque combatir y atajar los ladrones del tiempo es algo realmente complicado.

Sin embargo, ya has aprendido algunos conceptos que te ayudarán en tu gestión. Recuerda los siguientes puntos:

• identifica y define perfectamente cuáles son tus objetivos
• selecciona las tareas que necesariamente tienes que hacer para cumplirlos, priorízalas y ponlas en un calendario
• identifica tus principales ladrones del tiempo exógenos y autogenerados
• pon en práctica las diferentes recetas que hemos comentado para combatir estos ladrones.