Las pymes pierden hasta el 75% de su tiempo y el 80% de la información sin la IA

El 75% de las horas dedicadas a las gestiones administrativas en las pymes podrían ser automatizadas reduciendo gastos, tiempo, errores e intervalos de inactividad. En este mismo sentido, el 80% de la información de las empresas no está estructurados, es decir, son datos que no se tienen en el sistema de una forma reconocible y fácilmente accesible, como puede ser el caso de los emails, Whatsapp, documentos de texto, hojas de cálculo e imágenes, entre otros. La información se encuentra en el sistema de forma que es inservible para poder trabajar con ella cuando se necesita, por lo que se desaprovecha.

Resulta poco productivo tener personal dedicado a añadir, revisar, clasificar, extraer y copiar facturas, presupuestos, albaranes, pedidos, contratos, escrituras, documentos de identidad, catálogos, justificantes de pago…, a lo que se suman los documentos específicos de cada sector de actividad. Hasta el 75% de las horas dedicadas a estas y otras gestiones administrativas, podrían ser automatizadas o semiautomatizar con el apoyo de la IA (Inteligencia Artificial).

En la actualidad se envían unos 7.000 millones de mensajes diarios, entre correos electrónicos y redes sociales. En estos mensajes y en otros que se escriben en la web, hay información valiosa para la empresa, desde datos contenidos en los textos o documentos adjuntos, a opiniones que deben ser tenidas en cuenta para mejorar un servicio. La IA también puede ayudar a tratar esta información para la empresa.

«Las empresas deben tener un mecanismo para poder gestionar de forma automatizada la información procedente de datos no estructurados, potenciar la creatividad humana entre sus empleados, así como buscar el valor añadido que puedan aportar a la empresa, delegando las tareas propias de máquinas a los robots y aplicaciones», explica Isidoro López-Briones Santos, responsable de estrategias tecnológicas digitales de GOWtech, plataforma tecnológica y agente digitalizador del Programa Kit Digital.

Los procesos automáticos con Inteligencia Artificial pueden ahorrar mucho tiempo y dinero a las empresas. Pueden trabajar 24 horas los 365 días del año, a unos precios de tan solo unos céntimos por operación, lo que supone unos costes 4 veces inferiores al de una persona, en menos tiempo y sin parones.

En este contexto, GOWtech pone a disposición de las empresas una aplicación web, sin coste, que usa Inteligencia Artificial para que las pymes pueden probar, por ejemplo, cómo extraer datos a partir de una fotografía del DNI, de la ficha técnica del vehículo, la nómina del trabajo, justificante bancario, factura e incluso, extraer información relevante de un contrato o escritura. También es posible introducir en el sistema opiniones, simulando satisfacción o disgusto tras una supuesta compra; en este caso la app detectará si ses trata de un comentario positivo o negativo.

“Los datos contenidos en esos documentos serán extraídos mediante Inteligencia Artificial, pudiendo utilizarse en un entorno de producción, para ser integrados automáticamente en el sistema informático de la empresa”, comenta Isidoro López-Briones.

Y es que tener el documento digital no es tener la información en el sistema. Por ejemplo, si a una empresa le llegan las facturas en PDF podrá gestionarlas más cómodamente que si son un montón de papeles, pero lo que realmente necesita para poder hacer la contabilidad es que los datos de esa factura estén en el sistema informático, para ello hay que extraer los datos y meterlos en el sistema. Una vez introducidos los datos en el sistema, las posibilidades de automatización de tareas adicionales son enormes y si volvemos a añadir Inteligencia Artificial, podemos aplicar más automatizaciones y sacar nuevas conclusiones que de otro modo no sería posible o sería muy complicado.