Por Belén Avila

Cyril Northcote Parkinson (GB: 1909-1993) estudio el fenómeno de la burocracia británica observando que, a medida que el Imperio Británico declinaba en importancia, el número de empleados de la Oficina Colonial aumentaba entre un 5 y 7 por ciento al año, independientemente de las variaciones en la cantidad de trabajo.

Como resultado de sus investigaciones, en 1957 publico Parkinson’s Law, or The Pursuit of Progress, un libro que contiene sus famosas leyes sobre el trabajo y el comportamiento de las personas en las organizaciones.

Cyril Northcote Parkinson observo que:

• El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización

• El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia

• Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos

• Por mucho espacio que haya en una oficina, siempre hará falta

Las dos primeras leyes están relacionadas con la gestión del tiempo y, consecuentemente, con la productividad. Pero, ¿cómo podemos combatir las leyes de Parkinson para que no se cumplan? Hay dos cosas fundamentales: Asignar un tiempo a cada tarea y priorizar cada una de las tareas.

Priorizar las tareas es la regla número uno para gestionar de manera eficaz nuestro tiempo y,  la mejor forma de hacerlo es clasificar las tareas diarias ayudándonos de la matriz de administración de tiempo de Covey donde se diferencian cuatro tipo de tareas en función de su prioridad:

Otras conocidas leyes de la gestión del tiempo:

• Cuarta Ley de Murphy: ‘Nada es tan sencillo como parece, todo lleva más tiempo del que debería’ por lo que una planificación realista es vital para lograr nuestros objetivos.

• Principio o Ley de Pareto: ‘Un 20% de nuestro tiempo dará lugar al 80% de nuestros resultados’. Priorizar las actividades y centrarse en las más importantes. Con eso lograremos llegar al 80% de los resultados que pretendemos.

• Ley Drucker: ‘Tenemos que reservar tanto tiempo para nuestras oportunidades como lo hacemos para nuestros problemas’ ¿Por qué no utilizar más tiempo en evitar problemas? Generalmente dedicamos más tiempo a solucionar los problemas generados. Es mejor invertir los términos y focalizar nuestro esfuerzo en el éxito.