José Ramón Luna Cerdán

Si echamos un vistazo a nuestro día a día, probablemente nos demos cuenta de que nos sentimos desbordados de cosas que hacer y no conseguimos el tiempo necesario para poder despachar tantos asuntos. Muchas veces, en mis seminarios he planteado este tema con los asistentes. Directivos, vendedores, administrativos, todos ellos coinciden siempre en que es muy frecuente no ser capaces de hacer todo lo que hay que hacer. Algunas de estas personas me ha dicho “es que no tengo tiempo”. ¿Te suena?.

Pues bien, mi respuesta a esta afirmación ha sido siempre la misma: “tú tienes el mismo tiempo que el resto del mundo. Tus días son de 24 horas como todos. La verdadera cuestión es cómo organizas tu tiempo”. Es en este punto en el que radican las diferencias entre las personas que consiguen resultados excelentes y las que consiguen resultados medios en su desempeño.

Para organizar bien el tiempo de trabajo y poder obtener el mayor rendimiento, es necesario hacer algo que seguramente habrás oído en más de una ocasión: Priorizar. Priorizar consiste en decidir qué tareas hago en cada momento para optimizar mi tiempo y conseguir mejores resultados. Dicho así parece sencillo, pero lo cierto es que muy pocas personas son capaces de priorizar eficazmente.

La realidad más habitual es que cada día entran en nuestra “bandeja de entrada de tareas” muchos asuntos a resolver y muchas cosas a despachar. Algunas están planificadas de antemano y otras son cuestiones “de última hora”. ¿Y qué hacemos muchas veces?. Nos empezamos a acelerar, nos entra el temido estrés, nos bloqueamos y comenzamos a tener un descenso en el rendimiento. Prueba de ello es que aumentan los errores, duplicamos tareas, tenemos olvidos con frecuencia, aumentan los conflictos con otras personas, etc. Y todo ello “por la carga de trabajo”.

Esto es cierto y frecuente. Sin embargo, ¿sabes cuál es realmente el problema?, ¿sabes cuál es realmente la causa de esta situación?. En la mayor parte de los casos se trata de que tenemos una creencia que nos limita. Nos imponemos equivocadamente la siguiente obligación: “tengo que hacer todo lo que surge y lo tengo que hacer ya”. En definitiva, no priorizamos. Todo hay que hacerlo en el momento porque todo es importante y urgente, ¿verdad?.

Si este es tu caso, permíteme que te plantee unas sencillas preguntas: “¿de verdad es todo para ahora?. ¿nada, nada se puede esperar a mañana?, ¿todas las cosas son igual de importantes?, ¿todas las tareas tienen el mismo plazo de finalización?”. Seguramente habrás respondido y te habrás dado cuenta de una primera realidad: “no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo”. Te propongo que hagas de esta afirmación tu nueva creencia. Es el comienzo de tu salvación.

Si no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo, llega el momento de Priorizar. Para ayudarnos a esta cuestión, un famoso militar y político estadounidense, Dwight D. Eisenhower, generó lo que se denomina Matriz de Eisenhower.

A través de una matriz que clasifica las tareas en cuatro categorías, Eisenhower nos enseña a priorizar. Según este método de priorización, las tareas, cosas y acciones que tenemos que hacer en nuestro día a día se clasifican en: a) importantes y urgentes, b) importantes pero no urgentes, c) no importantes pero urgentes y d) no importantes y no urgentes.

La idea es sencilla. Para cada cosa o tarea que te encarguen o que entre en tu “bandeja de entrada”, lo primero que tienes que decidir es si la haces o no y luego, una vez que decides que la harás, tendrás que decidir cuándo. Esta es la esencia de la priorización. El procedimiento que te ayudará a poner en práctica esta cuestión es el siguiente:

Primero:  Pregúntate  ¿es importante esta tarea? (se entiende que algo es importante cuando te acerca a los objetivos que te has marcado, ya sea en el ámbito personal o profesional). Si tu respuesta es que efectivamente es importante, tendrás que hacer la tarea necesariamente, pase lo que pase. Otro tema será decidir cuándo, porque no necesariamente la tienes que hacer ahora. Si, por el contrario, tu respuesta es que la tarea no es importante, puedes decidir hacerla o no hacerla. Eso sí, si decides hacerla, también tendrás que pensar cuando.

Segundo: Para las tareas que has decidido que vas a hacer, según la pregunta anterior, fija ahora el momento en el que lo harás. Para ello, pregúntate dos cuestiones fundamentales: ¿Cuándo vence el plazo máximo que tengo para esta acción?, ¿Cuánto tardo en ejecutarla?. De esta manera, te darás que hay cosas muy importantes, pero que afortunadamente cuentan con un plazo de realización que no es inmediato por lo que podrás agendarlas en otro momento. No todo se tiene que hacer de inmediato.

Acostúmbrate a seleccionar las cosas que haces en función de su importancia y decide luego cuándo harás cada una de ellas en función de su urgencia y podrás empezar a manejar tu tiempo. Recuerda: “no todo es importante y urgente”.